O email é absolutamente essencial para o trabalho no século XXI, desde a comunicação entre os membros da equipe até o planejamento dos próximos meses em projetos. O problema, é claro, é que, na era dos smartphones e tablets, é aparentemente impossível desconectar-se do trabalho por qualquer período de tempo. O e-mail no seu smartphone é basicamente um requisito para a maioria das empresas, mas isso significa que seu empregador pode entrar em contato com você basicamente a qualquer momento. Todo mundo merece uma folga do trabalho e tempo longe de e-mails, chamadas e todos os meios de comunicação que achamos tão difíceis de deixar para trás. Se você estiver de férias ou apenas quer um tempo de qualidade com a família ou amigos, definir uma mensagem de ausência do Outlook é o primeiro passo para deixar o trabalho para trás por um tempo. Veja como fazê-lo.
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Por que se preocupar com uma mensagem de ausência do escritório?
Configurar uma mensagem de ausência do escritório pode não deixar seu chefe feliz, mas, pelo menos, permitirá que todos da sua comunidade de trabalho e pessoas de fora tentem entrar em contato com você para se comunicar. Então, por que é importante configurar uma mensagem de ausência do escritório? Bem, na realidade, existem alguns motivos:
É bom deixar colegas, gerentes e clientes que você está fora de contato por um determinado período. Isto é especialmente verdade se você estiver de férias por mais de alguns dias.
É profissional . Se alguém precisar da sua ajuda com algo ou um cliente tiver uma consulta, avisar que você não está por perto por um determinado período de tempo os ajuda. Eles sabem que precisam esperar até você voltar ou se aproximar de outra pessoa. Ambos ajudam o negócio e você.
Diz às pessoas para não incomodar você . Se você definir uma mensagem de ausência do escritório, as pessoas saberão que você está de férias, tendo um tempo pessoal ou o que for. Eles são menos propensos a ligar ou enviar um SMS para você depois disso.
Isso dá a seu chefe menos uma coisa para reclamar . Se você trabalha para um chefe exigente e quer se afastar, terá resistência. No entanto, se você joga o jogo e age profissionalmente, há muito pouco que eles podem fazer do ponto de vista disciplinar.
Se há uma coisa que é importante quando se trata de trabalhar, é garantir que você esteja sempre se representando como profissional no sentido mais proeminente.
Definir uma mensagem de ausência temporária do Outlook
A definição de uma mensagem de resposta de ausência temporária varia um pouco, dependendo do uso do Outlook 2016 ou anterior ou do Outlook no Office 365. Abrangerei os dois.
Outlook 2016 e versões anteriores
Existem algumas etapas no processo, mas é bastante simples de fazer.
- Crie um novo email e escreva sua resposta de ausência temporária. Inclua Ausência temporária no assunto, mas deixe o destino em branco.
- Selecione Arquivo e Salvar como.
- Salvar como modelo do Outlook, onde diz Salvar como tipo.
- Selecione Gerenciar regras e alertas e selecione a conta à qual deseja aplicar a mensagem.
- Selecione nova regra.
- Selecione Aplicar regra nas mensagens que eu recebo e pressione Avançar.
- Selecione Onde meu nome está na caixa Para, clique em Avançar e confirme o pop-up.
- Selecione a resposta usando um modelo específico e clique no link de texto no painel inferior.
- Selecione o modelo que você criou anteriormente e selecione Abrir. Clique em Avançar.
- Selecione, exceto se for uma resposta automática para evitar o envio de respostas automáticas para respostas automáticas. Clique em Avançar.
- Atribua um nome significativo à regra e verifique se a opção Ativar esta regra está marcada.
- Selecione Concluir e, em seguida, OK.
Isso criará a resposta automática de ausência temporária e a ativará. Embora esse processo especifique a conta em que estará ativo, você também pode defini-la ativa para todas as contas de email. Quando você ativa a regra na etapa 11, abaixo, você tem as opções para selecionar a regra a ser ativada em todas as contas. Habilite isso se você precisar e salve.
Desativar a mensagem de ausência temporária do Outlook
Quando voltar de férias ou o que você fez, lembre-se de desativar a resposta automática.
- Selecione Arquivo no Outlook.
- Selecione Gerenciar regras e alertas e selecione Regras de email.
- Selecione a conta e desmarque a caixa ao lado de sua regra de resposta automática.
- Clique em OK para salvar as alterações.
Agora você está oficialmente de volta à rotina!
Configurar uma mensagem de ausência temporária no Office 365
As contas do Office 365 usam o Exchange, onde a conta do Outlook utiliza POP, IMAP ou Exchange. O processo é basicamente o mesmo, mas difere o suficiente para justificar sua própria explicação.
- Selecione Arquivo e respostas automáticas no Outlook.
- Selecione Enviar respostas automáticas.
- Defina uma escala de tempo, se quiser. Isso é útil para tipos esquecidos como eu, que deixam a resposta automática ativa mesmo quando voltam.
- Verifique se a guia Dentro da minha organização está ativa e adicione sua mensagem.
- Selecione Fora da minha organização e adicione uma mensagem relevante também. Dependendo de quem o envia por e-mail do mundo exterior, talvez seja necessário verificar Meus contatos, caso contrário, os e-mails serão enviados a todos, incluindo boletins, notificações e até spam.
- Selecione OK quando concluir para ativar.
O processo é um pouco mais curto do que no Outlook 2016, mas o resultado final é o mesmo. A capacidade de definir uma escala de tempo é clara e, como usuário do Outlook 2016, espero que esse recurso chegue a essa versão em breve.
Desativar sua mensagem de ausência temporária no Office 365
Se você não quiser usar o cronômetro, voltar cedo ou precisar cancelar sua mensagem de ausência temporária, você pode.
- Abra o Outlook e selecione Arquivo.
- Selecione Respostas automáticas e realce a regra de ausência temporária.
- Selecione Não enviar respostas automáticas.
Isso impedirá que o Exchange envie as mensagens imediatamente. Verifique se você está pronto para responder depois de desabilitá-lo.
Agora você sabe como definir uma mensagem de ausência temporária do Outlook. Não há desculpa para não ficar mais tempo fora do trabalho. Boa sorte com isso!
