Você não odeia quando quer tirar alguns dias de folga e continua recebendo toneladas de e-mails e telefonemas de clientes ou colegas de trabalho? Claro, você pode deixar alguns deles saberem que você está ausente, mas e se eles não verificarem suas caixas de entrada?
Consulte também o nosso artigo Como encaminhar automaticamente um email no Outlook
Você não pode se comunicar com todo mundo mesmo enquanto trabalha, e muito menos durante seu tempo livre. No entanto, é provável que você ainda seja criticado por e-mails relacionados ao trabalho, mesmo quando estiver de férias. Felizmente, existe uma maneira de deixar todos saberem que você não está disponível durante um período de tempo específico.
Configurando um Respondente Automático
Se você estiver usando o Microsoft Outlook, existe um método muito simples que você pode usar para manter as pessoas longe de você. É chamado de Resposta Automática. O que isso basicamente faz é enviar uma resposta pré-programada para qualquer pessoa que entrar em contato com você durante o seu tempo livre.
Isso pode ser configurado com apenas alguns minutos, horas ou até dias ou meses de antecedência. O envio de uma resposta automática pode garantir que você não receba dezenas de notificações por email relacionadas ao trabalho todos os dias, esteja passando um tempo de qualidade com sua família ou em uma praia ensolarada.
Veja como você pode configurar o Respondente Automático no Outlook e desativá-lo quando não for mais necessário.
Configuração de respostas automáticas
- Clique no botão Enviar respostas automáticas.
- Marque a opção Somente enviar durante este período na caixa de seleção.
- Insira uma data de início e uma data de término para fornecer à sua resposta automática os parâmetros necessários. Use os campos Hora de início e Hora de término ao fazer isso.
Você provavelmente notou que existem duas guias:
- Por dentro da minha organização
- Fora da minha organização
Clicar no campo Dentro da minha organização solicitará que todas as respostas automáticas sejam enviadas para os endereços de e-mail registrados na organização em que você trabalha (por exemplo, sua universidade ou empresa). Tudo o que você precisa fazer é digitar sua mensagem e clicar em OK para salvá-la.
A opção Fora da minha organização é destinada a endereços de email externos. Aqui está como você pode usá-lo para configurar uma resposta automática:
- Primeiro, selecione a guia Fora da minha organização.
- Marque a opção Resposta automática para pessoas fora da sua organização. Isso pode ser configurado para enviar e-mails apenas para contatos pessoais ou para todos fora da organização.
- Digite a mensagem na caixa de texto e edite-a da maneira que desejar.
- Defina uma hora de início e uma hora de término, como faria nas respostas internas.
- Clique em OK para salvar a mensagem.
E o processo de desativação?
Para desativar suas respostas de ausência temporária, você deve seguir um procedimento simples. Primeiro, você deve clicar na guia Arquivo, depois na guia Informações e depois no botão Respostas automáticas.
Você terá duas opções para marcar:
- Não envie respostas automáticas
- Enviar respostas automáticas
Escolha a primeira opção e o recurso de resposta automática será desativado. Você deve fazer isso para respostas internas e externas.
A palavra final
Observe que, se você desejar continuar a enviar respostas automáticas para as pessoas, precisará configurar uma nova data e hora. Se o recurso estiver desativado, você precisará refazer as etapas de desativação e escolher a opção Enviar respostas automáticas. Isso permitirá que você edite os campos do intervalo de tempo novamente e defina a mensagem de saída.
