Você costuma digitar um email várias vezes seguidas apenas para enviá-lo individualmente para vários contatos? Nesse caso, uma resposta automática pode ser uma ótima solução. Ele permite que você defina uma resposta automática que será enviada como resposta a todos os emails de entrada.
Existem muitas situações em que isso pode ser útil. Se você estiver ausente do escritório, seja para uma pausa para o almoço ou para férias, essa pode ser uma ótima maneira de responder ao e-mail sem precisar fazer nada.
Como funciona?
O OS X Mail usa diferentes regras e critérios de email para gerar respostas automáticas. Se você configurar todos os parâmetros corretamente, poderá ter uma maneira muito flexível de responder a mensagens de entrada quando estiver longe de seus dispositivos.
Você pode configurar vários critérios que precisam ser atendidos para que a mensagem seja enviada. Você pode optar por responder a todos os emails ou apenas aos endereços específicos inseridos. Além disso, você também pode criar mensagens diferentes para diferentes categorias de remetentes, para que todos recebam uma resposta apropriada.
Como configurar um respondedor automático
Felizmente, configurar esse recurso não é algo difícil de fazer. Claro, pode parecer complexo a princípio, mas tenha certeza de que você pode fazer isso mesmo que não seja um especialista em tecnologia. Aqui estão as etapas que você precisa seguir:
- Abra o aplicativo Mail, vá para o menu 'Mail' e selecione 'Preferences'.
- Depois de ver a guia 'Regras', clique em 'Adicionar regra'.
- Em 'Descrição', escreva o nome do atendedor automático de uma maneira que permita distingui-lo facilmente dos outros. Por exemplo, você pode digitar 'Resposta automática de férias'.
- Selecione os critérios que precisam ser atendidos. Você pode escolher se todos os critérios precisam ser atendidos ou apenas um ou mais dos que você definir.
Os critérios que você definir determinam os destinatários da resposta automática. Por exemplo, você pode selecionar 'Toda mensagem' para responder a todos os emails de entrada com a mesma mensagem. Você também pode definir um endereço específico digitando o endereço de e-mail ao qual deseja responder.
Além disso, você pode selecionar seus contatos, remetentes anteriores ou VIPs como os destinatários da resposta automática.
- Na configuração 'Executar a seguinte ação', selecione 'Responder à mensagem' e clique em 'Responder ao texto da mensagem'.
- Ao digitar a mensagem, inclua todas as informações necessárias. Se você estiver de férias, informe às pessoas quando podem esperar uma ligação sua. Se você não definir uma categoria específica de destinatários, não revele muitas informações pessoais.
- Quando estiver satisfeito com sua mensagem, clique em 'OK'. Se o aplicativo perguntar: 'Deseja aplicar suas regras a mensagens nas caixas de correio selecionadas?' selecione 'Não se inscrever', pois isso impedirá o envio de centenas de respostas por e-mail às suas conversas existentes.
Depois de terminar, você pode enviar um e-mail para se certificar de que a resposta automática funcione. Se desejar, também é possível criar regras mais complexas com datas específicas, emails de domínios selecionados e muito mais.
Como desativar um respondedor automático
Se você não precisar mais da resposta automática, poderá desativá-la com apenas alguns cliques. Aqui está o que você precisa fazer:
- No aplicativo Mail, vá para 'Mail' e clique em 'Preferências'.
- Vá para 'Regras' e desmarque a caixa ao lado da resposta automática criada.
Se você não fizer isso, o atendedor automático permanecerá ativo enquanto estiver ativado e o aplicativo Mail estiver aberto. Isso pode criar confusão, portanto, desative esse recurso assim que tiver certeza de que não precisa mais dele.
A palavra final
A resposta automática é um ótimo recurso que facilita muito o manuseio de mensagens recebidas. Se você seguir as etapas descritas acima, não deverá ter problemas para habilitá-lo no seu Mac. Depois de fazer isso, você poderá aproveitar o e-mail e deixar o aplicativo fazer o trabalho.
Embora seja mais usado no trabalho, esse recurso também pode ser muito útil para correspondência pessoal. Além do respondente automático, existem muitas outras regras e critérios úteis que você pode aplicar. Você pode optar por excluir automaticamente o correio, executar determinadas ações em datas específicas, encaminhar automaticamente determinadas mensagens e muito mais.
Sinta-se à vontade para revisar todas as regras disponíveis para encontrar aquelas que permitirão automatizar seu email da maneira que melhor se adequar às suas necessidades.
