Como definir datas de validade para arquivos compartilhados do Google Drive

Se você usa o G Suite - o conjunto de aplicativos pagos do Google que inclui o Gmail, o Docs, o Drive e o Calendar para organizações - pode empregar um recurso pouco conhecido que permite definir datas de vencimento para arquivos compartilhados do Google Drive. A capacidade de definir uma expiração em um arquivo compartilhado é útil para compartilhar dados temporariamente com outras equipes ou contratados externos, sem conceder a eles acesso indefinido. Também é ótimo para compartilhar rascunhos de projetos colaborativos, para que você possa garantir que ninguém em sua equipe acesse inadvertidamente uma cópia desatualizada de seus dados.
Você sempre pode cancelar o compartilhamento manual de um arquivo, é claro, mas seria necessário lembrar-se de fazê-lo para cada arquivo compartilhado. Se você está compartilhando muitos arquivos com muitas pessoas diferentes, isso pode se tornar rapidamente impraticável, e é aí que definir datas de expiração automáticas quando você compartilha inicialmente os arquivos é realmente útil. Então, veja como definir datas de validade em arquivos compartilhados do Google Drive.

Limitações das datas de validade dos arquivos compartilhados do Google Drive

Primeiro, vamos esclarecer que o recurso de data de vencimento automático está disponível atualmente apenas para usuários do serviço pago do G Suite. Isso não está disponível para usuários gratuitos da conta do Google ou para aqueles que ainda estão na edição gratuita herdada do G Suite.
Observe também que a limitação acima se refere apenas à capacidade de definir datas de validade compartilhadas do Google Drive. Os usuários com quem você está compartilhando um arquivo com uma data de validade não precisam ter uma conta paga do G Suite ou fazer parte da organização do G Suite (embora seja necessário garantir que eles tenham as permissões corretas para seus arquivos compartilhados, discutido mais abaixo).

Definindo uma data de validade para um arquivo compartilhado do Google Drive

Para começar, faça login no Google Drive, usando a conta correta do G Suite.

Depois de fazer login, localize o arquivo que deseja compartilhar e clique com o botão direito do mouse (ou clique com a tecla Control pressionada nos usuários de Mac) no arquivo. Selecione Compartilhar no menu que aparece.

Como alternativa, se você já tiver o arquivo aberto, poderá clicar no botão Compartilhar no canto superior direito.

Com qualquer um dos métodos, uma nova janela Compartilhar com outras pessoas será exibida. Se o documento já estiver compartilhado sem uma data de validade com um contato existente, clique no texto Compartilhado com… abaixo da caixa de entrada. Se você precisar compartilhar o documento pela primeira vez, digite o nome do contato ou o endereço de e-mail dos usuários desejados, certificando-se de que suas permissões estejam definidas para Editar ou menos (você não pode definir uma expiração para usuários designados com Proprietário permissões de nível).

Depois de compartilhar o arquivo com os usuários apropriados, clique no botão Compartilhado com texto acima ou no botão Avançado no canto inferior direito. Na lista de usuários exibida, passe o cursor sobre um dos usuários e você verá um ícone de cronômetro / relógio.

Clique nesse ícone e selecione o período de expiração desejado no menu suspenso ao lado de O acesso expira:

Existem opções padrão de 7 e 30 dias, mas você pode selecionar Data personalizada para inserir qualquer data de vencimento desejada. A única ressalva é que não há capacidade de definir um tempo de expiração específico. O arquivo sempre expirará no momento em que for compartilhado na data designada.
Quando terminar, clique no botão azul Salvar alterações para ativar a data de vencimento automático. Quando essa data for atingida, seu usuário não terá mais acesso ao arquivo. Para impedir que eles façam o download e contornem as configurações de expiração, verifique se as permissões estão definidas como Exibir ou Comentar e marque a caixa na parte inferior da janela de compartilhamento denominada Desativar opções para baixar, imprimir e copiar para comentaristas e espectadores .

Você pode ajustar ou cancelar a expiração do compartilhamento retornando a este menu, clicando no ícone do relógio novamente e, em seguida, clique em Cancelar expiração .

Tenho o G Suite, mas não vejo o ícone do relógio

Se você seguiu essas etapas na sua conta, mas não está vendo o ícone de relógio / cronômetro, conforme descrito acima, é provável que você não tenha uma conta compatível do G Suite. Como mencionado anteriormente, o Google infelizmente limita a criação de datas de vencimento de arquivos compartilhados aos usuários do serviço atual do G Suite.
Infelizmente, o Google não tem sido muito claro sobre as alterações em seu serviço ao longo dos anos. Portanto, mesmo se você tiver uma conta do G Suite, ela pode ter sido criada no serviço "legado" do G Suite do Google e não é compatível com este característica. Confuso, não é?
Mas lembre-se, você só precisa de uma conta moderna do G Suite para criar datas de validade para arquivos compartilhados. Enquanto você tiver essa conta compatível, poderá compartilhar e configurar datas de validade para qualquer tipo de conta do Google, dentro e fora da sua organização.