Os links do Google Drive são valiosos para quem usa o serviço de armazenamento em nuvem para trabalhar ou colaborar em projetos. Qualquer pessoa com uma conta pode compartilhar o acesso a toda a unidade ou a arquivos ou pastas específicos. Você pode restringir o acesso apenas para leitura ou permitir a colaboração total, depende inteiramente de você. É possível adicionar uma data de validade para um link do Google Drive, o que é um truque interessante. Vou mostrar como usar os links para colaborar no Google Drive.
O Google Drive facilita a colaboração e o compartilhamento de dados. Às vezes um pouco fácil demais. Embora seja fácil remover o acesso aos seus dados, é muito fácil esquecer quem tem acesso e como não. Quando o projeto terminar ou você não precisar mais de outra pessoa para acessar seu Drive, lembre-se de revogar o acesso. Embora seguro, é uma precaução sensata. É bom que o Google permita que você defina uma expiração nesses links.
Aqui estão os princípios básicos do trabalho com links do Google Drive.
Usando links no Google Drive
Depois de salvar os dados no Google Drive, você poderá permitir que outras pessoas os leiam ou tenham acesso de leitura, gravação e edição a eles. Você pode adicionar quantos usuários quiser usando o endereço de e-mail deles, e eles receberão um link a seguir para acessar os dados e executar as tarefas que você atribuir.
É importante saber primeiro que os links no Google Drive não permitem que essas pessoas acessem qualquer outra parte dos seus dados armazenados, por isso ainda é seguro.
Agora, para o compartilhamento.
- Faça login no Google Drive e navegue até o ativo que você deseja compartilhar.
- Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta e selecione Obter link compartilhável.
- Ative o compartilhamento de links e a alternância ficará verde.
- Selecione Configurações de compartilhamento.
- Copie o link e envie-o manualmente para aqueles que você deseja permitir acesso ou adicione-os como usuários, digitando o endereço de email na caixa Pessoas.
- Selecione Concluído quando terminar.
Os que você adicionar receberão um email com o link que eles podem usar para acessar o ativo que você permitir.
Gerenciando níveis de acesso no Google Drive
Além de controlar quem pode acessar seus ativos do Google Drive, você também pode controlar o que eles podem fazer com eles. Você pode limitar o acesso de leitura, gravação e impedir que outras pessoas adicionem mais usuários. Você também pode impedir que alguém baixe, imprima ou copie seus arquivos. Se você estiver administrando um negócio, esse aspecto final pode ser muito útil.
- Clique com o botão direito do mouse no recurso que você está compartilhando.
- Selecione Compartilhar e, em seguida, o link Avançado no canto inferior direito.
- Selecione para adicionar as pessoas às quais você deseja permitir acesso.
- Selecione o ícone de lápis à direita.
- Selecione o nível de acesso que você deseja, Editar, Comentar ou Exibir.
- Marque as caixas abaixo para impedir que pessoas com acesso de edição adicionem mais pessoas ou façam o download, imprima ou copie seus dados.
- Selecione Concluído.
É sempre melhor restringir o acesso do que ser generoso com ele. Isso é especialmente verdadeiro se seus dados forem privados ou contiverem dados pessoais ou da empresa. Você sempre pode adicionar acesso, se necessário.
Definir uma data de validade para um link do Google Drive
Se você estiver executando um projeto por um período finito, convém definir uma data de validade para o link do Google Drive. Isso ajuda se você tiver muita coisa acontecendo e se esquecer de revogar o acesso assim que a colaboração for concluída.
- Selecione o arquivo ou pasta que você deseja compartilhar.
- Selecione Compartilhar e Avançado no canto inferior direito.
- Adicione o endereço de e-mail da pessoa com quem você está compartilhando.
- Passe o mouse sobre o nome e selecione Definir um timer de expiração.
- Adicione um prazo adequado.
- Selecione Salvar e, em seguida, Concluído.
Isso permitirá que você acesse a pessoa por um período de tempo adequado, mas com perpetuidade. Para pessoas ocupadas ou esquecidas, o sistema cuida de si mesmo.
Alterar proprietário no Google Drive
Se você estiver entregando um trabalho ou dados no Google Drive, em vez de permitir que a pessoa que você está entregando se torne um editor, basta passar o recurso para eles. Mantém as coisas bonitas e arrumadas e permite que você se concentre na próxima peça.
- Selecione o arquivo ou pasta que você deseja compartilhar.
- Selecione Compartilhar e Avançado no canto inferior direito.
- Adicione a pessoa se você ainda não o fez.
- Selecione o nome deles em Quem tem acesso.
- Selecione o ícone de edição a lápis e mude para É o proprietário.
- Selecione Concluído.
O recurso é copiado para o Google Drive e você pode manter o acesso a ele ou ser removido.
