Se sua organização usa o Google Docs ou G Suite ou você trabalha com organizações, saber quem visualizou qual documento e quando pode ser uma informação útil. Desde garantir que todos leiam um rascunho, termos e condições, seu último envio, políticas e procedimentos ou algum outro documento importante, seja capaz de ver quem fez o que e quando é um ingrediente essencial em qualquer situação em que a responsabilidade seja importante.
Consulte também o nosso artigo Como instalar fontes personalizadas para o Google Docs
Até recentemente, você não conseguia ver quem visualizou seu Google Doc. Você pode ver quem editou, mas não quem acabou de lê-lo. Se eles não salvaram, editaram ou deixaram um comentário, você não sabia se uma pessoa em particular lia a versão mais recente de um documento. Além disso, como é possível compartilhar o Google Docs com permissões somente leitura, você pode compartilhar o documento com algumas pessoas com a intenção de revisar o documento, mas não fazer alterações.
Agora, se você trabalha em uma organização, pode configurar as coisas para ver quem visualizou seu Google Doc. Ainda não é possível ver quem visualizou seu Google Doc se você o usar na versão gratuita do Google Apps.
O Google recentemente adicionou a capacidade de ver quem visualizou seu Google Doc no G Suite, que inclui o Google Apps e hospedagem de e-mail confiável. O G Suite é muito popular entre empresas de pequeno e médio porte que desejam configurar a hospedagem de e-mail para o nome de domínio da empresa.
O monitor de atividades do G Suite
Se você usa o G Suite em uma organização e compartilhou um Google Doc com outras pessoas para colaboração ou apenas para ler o documento, pode usar o Monitor de atividades para ver o "histórico de exibição" do arquivo do Google Doc.
- Abra o Google Doc para o qual você deseja consultar o histórico de visualizações
- Em seguida, clique no ícone de seta de tendência ascendente no canto superior direito ou vá para o menu suspenso Ferramentas
- Abra o Monitor de atividades
- Em seguida, clique na guia Todos os visualizadores da sua organização
Esse processo permitirá rastrear as visualizações no documento, incluindo a data e a hora da última visualização de cada visualizador. Se você não vê a opção de histórico de visualização no seu Google Doc, provavelmente significa que está conectado à versão gratuita do Google Docs que acompanha todas as contas do Google Apps que você recebe com uma conta do Gmail.
Tendências de visualizadores e comentários
Além de ver quem visualizou seu Google Doc e quando o Activity Monitor também permite ver tendências sobre quando as pessoas visualizaram ou comentaram seu documento.
Tendência dos espectadores - mostra um gráfico de barras do número de espectadores únicos em qualquer período de tempo que você escolher, de 7 dias a "todos os tempos"
Tendência de comentários - mostra gráficos de barras da tendência de comentários em qualquer período de 7 dias a "todos os tempos"
Desativar Visualizar histórico
Você pode desativar o recurso se estiver trabalhando em um arquivo confidencial ou algo que não seja para consumo público. Embora isso não aumente a privacidade, é uma configuração para deixar a mente à vontade.
- Abra o documento do Google
- Clique na seta de tendência ascendente no lado superior direito do seu documento ou vá para Ferramentas no menu suspenso
- Abra o Monitor de atividades
- Em Configuração do documento, alterne para Mostrar meu histórico de exibição para este documento desativado
Veja quem mudou seu documento do Google
A contagem de visualizações é útil para responsabilização e para garantir que as pessoas que você envia um documento realmente o leiam, mas o controle de versão é mais importante. Especialmente se você trabalha em um setor regulamentado. O controle de versão é algo que o Google Docs faz há algum tempo e mostra quem editou, salvou ou compartilhou um documento.
Se você estiver interessado no controle de versão ou quiser garantir que ninguém fez alterações sem o bloqueio do arquivo, você pode descobrir.
- Abra um documento do Google que você deseja rastrear
- Selecionar arquivo e histórico de versões
- Selecione Ver histórico de versões
Uma janela deslizante deve aparecer à direita da tela, mostrando todos os salvos e edições do documento em questão. Dependendo de como você configurou o G Suite ou o Google Docs, também pode ver esses dados selecionando o link 'Última edição foi…' na parte superior do documento. Leva você exatamente ao mesmo lugar.
Dentro dessa janela do slide, você também deve ter a opção de visualizar a versão anterior do documento antes de fazer as edições. Isso é essencial para o controle de versão, pois você tem uma trilha de auditoria de quais alterações foram feitas, quando e por quem. Também é útil se você fez algumas alterações, dorme, muda de idéia e deseja revertê-las.
Veja quem compartilhou seu Google Doc
Você também pode ver quem compartilhou seu Google Doc e quando. Você também pode ver as configurações de compartilhamento para controlar melhor o acesso ao seu documento.
- Abra o Google Drive e selecione o ícone redondo "i" no canto superior direito
- Selecione Atividade no controle deslizante que aparece à direita
Você deve ver se o documento foi ou foi compartilhado, quem editou o documento pela última vez e quando a última ação foi realizada. É breve, mas diz o que você precisa saber.
Você também pode verificar de dentro do documento selecionando Compartilhar. Os nomes dos indivíduos aparecerão na janela pop-up. Se houver várias pessoas, selecione um nome e a lista de todos os nomes aparecerá.
É assim que você vê quem visualizou, alterou, compartilhou ou interagiu com o Google Doc de qualquer forma. Funciona apenas para o G Suite e o Google Docs registrados para organizações e não para indivíduos, mas funciona!
