Seja para uso comercial ou pessoal, o calendário do Outlook pode ser a ferramenta de gerenciamento de tempo mais eficaz. Você pode organizar e compartilhar sua agenda com outras pessoas com facilidade e visualizar os calendários de outras pessoas para garantir que todos estejam na mesma página no que diz respeito aos prazos.
Consulte também o nosso artigo Como sincronizar o Google Agenda com o Outlook
Existem muitos recursos no Outlook que facilitam a colaboração, mas isso não a torna perfeita. Se você está se perguntando quem está olhando para o seu calendário, pode se deparar com algumas limitações.
Você pode ver quem visualizou seu calendário?
A resposta a esta pergunta é "sim e não". Embora esse recurso esteja disponível até certo ponto, ele realmente não oferece todas as informações necessárias.
A menos que você seja um administrador de agendas, não há como ver quem olhou para sua agenda. E se você é um administrador, a única coisa que pode ver é a última conta que fez login. Assim que outra conta olha para o calendário, a anterior se torna invisível. Portanto, não há como ver a lista completa de pessoas que o visualizaram.
O mais próximo disso é verificar quem consegue ver sua agenda. Você pode fazer isso acessando Compartilhar> Permissões do calendário. Você verá uma lista completa de pessoas que têm acesso à sua agenda e ao tipo de acesso.
Como é o seu calendário para os outros?
A maneira como os outros verão sua agenda depende das informações que você decide compartilhar com elas. A menos que você decida compartilhar os detalhes de sua atividade, a única coisa que eles poderão ver é se você está livre ou ocupado.
Se você decidir compartilhar seu calendário com outras pessoas, eles poderão ver todos os detalhes de seus compromissos. Se você deseja limitar o acesso a alguns detalhes, pode definir compromissos específicos como Privado.
Ao compartilhar um calendário, você pode selecionar várias permissões de acesso. Por exemplo, se você selecionar Detalhes completos, as pessoas verão o assunto, a hora, o local e todas as notas e detalhes que você postou no calendário.
Por outro lado, os Detalhes limitados mostrarão apenas o assunto, a hora e o local.
Além de você, você pode atribuir editores e delegados que podem editar suas agendas. Os delegados podem agir em seu nome compartilhando vários detalhes, além de enviar e responder a solicitações.
Como abrir calendários de outras pessoas?
Visualizar calendários de outras pessoas no Outlook é bastante fácil e pode ser feito em apenas alguns cliques. Aqui está o que você deve fazer:
- Na página Calendário do Outlook, vá para Abrir calendário> Abrir calendário compartilhado .
- Você receberá uma janela pop-up mostrando os nomes das pessoas cujo calendário está disponível para você. Clique em Nome… e, em seguida, selecione um nome da lista.
Dependendo da sua permissão de acesso, você poderá ver informações diferentes. Ele aparecerá no lado direito da tela e você poderá ver até 30 calendários lado a lado.
Como delegar acesso ao calendário?
Se você planeja tirar férias ou apenas deseja que outra pessoa gerencie sua agenda por qualquer motivo, pode fazê-lo designando um delegado. Como mencionado, os delegados podem enviar e aceitar solicitações de reunião em nome do gerente e editar vários itens em um documento.
Veja como permitir que alguém, como um subordinado, controle sua agenda:
- Na tela Calendário, vá para Arquivo> Configurações da conta e escolha Delegar acesso .
- Clique em Adicionar e selecione um nome da lista ou digite-o. Clique no nome e vá para Adicionar .
- No menu Delegar Permissões, conceda ao seu delegado permissões de Editor . Outra coisa que você pode fazer é fechar a caixa de diálogo e escolher uma das seguintes opções:
- Apenas meus delegados, mas envie uma cópia dos pedidos e respostas da reunião para mim.
- Apenas meus delegados.
Isso dará a outro usuário acesso total à sua agenda e você poderá ver tudo o que está acontecendo com sua agenda.
Gerencie seu tempo
Há uma infinidade de opções que permitem gerenciar seu tempo com eficiência com o Outlook. Além disso, você pode compartilhar sua programação com os membros da sua equipe e dar uma olhada na deles. Você pode organizar todos os tipos de projetos e acompanhar o progresso.
Há mais alguma coisa sobre o Outlook que você gostaria de saber? Sinta-se livre para compartilhar suas sugestões nos comentários abaixo.
