Gerenciar documentos é uma das coisas mais importantes no SharePoint. Nos negócios, os documentos geralmente estão evoluindo. Eles podem iniciar no OneDrive for Business e acabar no site da equipe da organização. Os documentos geralmente mudam de local; portanto, é essencial conhecer os detalhes da movimentação de documentos no SharePoint.
Várias maneiras de fazê-lo
Links Rápidos
- Várias maneiras de fazê-lo
- 1. Explorador de Arquivos
- 2. Mova para / Copiar para
- 3. Gerenciar conteúdo e estrutura
- 4. Organizador de Conteúdo
- 5. Ferramenta de Migração do SharePoint
- 6. Produtos de Terceiros
- 7. Solução Personalizada
- Escolha seu método
Todo mundo que trabalhou no SharePoint sabe que existem várias maneiras de realizar uma tarefa específica. Mover documentos não é uma exceção. A finalização do uso do File Explorer ou da Ferramenta de Migração depende de vários fatores, como o número de documentos movidos, a importância da retenção do histórico de versões, metadados e muito mais.
1. Explorador de Arquivos
Para mover um documento usando o File Explorer, abra as bibliotecas de documentos de destino e de origem (não importa se é o mesmo site). Selecione Explorador de Arquivos no menu suspenso. Isso abre uma visualização do explorador para cada uma das bibliotecas. Use arrastar e soltar para mover itens entre as duas visualizações do explorador.
Você pode mover pastas e arquivos e manter os tipos de conteúdo se os locais de origem e de destino tiverem definido tipos de conteúdo. Esse método também retém metadados personalizados se os locais de origem e de destino forem definidos usando os mesmos metadados.
No entanto, o processo é manual e é mais uma cópia do que uma movimentação, o que significa que é necessário excluir os itens de origem após a movimentação. Ele não retém o histórico da versão ou o criado, criado por, modificado e modificado por propriedades.
2. Mova para / Copiar para
Embora úteis e simples, os comandos Mover para e Copiar para estão disponíveis apenas no SharePoint Online. Esta opção permite mover documentos do OneDrive for Business ou SharePoint para um destino no SharePoint ou OneDrive. Selecione o arquivo e clique em um dos dois comandos. A opção Mover para moverá o documento com proteção de metadados e histórico de versões para uma pasta diferente na mesma biblioteca, para outra biblioteca ou para um site diferente.
Esse método é perfeito para usuários finais, pois é simples e direto. Permite copiar e mover arquivos e pastas. O melhor é que ele retém tipos de conteúdo, histórico de versão de metadados personalizados e os criados, criados por, modificados e modificados por propriedades. O comando Copiar para, no entanto, mantém apenas a versão mais recente - a principal desvantagem é obviamente o fato de esse método ser exclusivo do SharePoint Online.
3. Gerenciar conteúdo e estrutura
Se você habilitar o recurso de infraestrutura de publicação do SharePoint Server, poderá ver um link Gerenciar conteúdo e estrutura ao navegar para Administração do site . Usando esse recurso, você pode mover / copiar documentos. Este é um dos melhores hacks que o ajudarão a mover vários documentos simultaneamente, mantendo o histórico da versão, criado, criado por, modificado e modificado por propriedades. O tipo de conteúdo e os metadados também são retidos usando esse método.
No entanto, você precisará ativar o recurso de publicação. Mesmo assim, você não poderá mover várias pastas. Talvez a maior desvantagem desse método seja que você precisa ser proprietário de um site para usá-lo. Ah, e só funciona em um único site.
4. Organizador de Conteúdo
Simplesmente ative o recurso Organizador de conteúdo e selecione as regras de roteamento que você deseja usar e coloque o documento que deseja mover na biblioteca suspensa. Este método também permite mover documentos para qualquer outro site. Demora um pouco para configurar, mas você só precisa fazer isso uma vez. Ele também mantém tipos de conteúdo e metadados personalizados.
Embora não retenha o histórico da versão e exija um administrador, ele possui um recurso útil que permite rotear seu documento para uma pasta.
5. Ferramenta de Migração do SharePoint
A Microsoft sabe que mover documentos no SharePoint pode ser um pouco complicado. É por isso que a empresa criou a ferramenta de migração gratuita do SharePoint. Essa ferramenta lida com tudo, desde migrações de pequena a grande escala, que podem incluir arquivos, pastas e até listas do seu site do SharePoint. Os itens são movidos para o OneDrive ou o SharePoint.
O benefício mais aparente desse método é a capacidade da ferramenta de lidar com grandes migrações. Também é muito personalizável e mantém o histórico da versão. No entanto, ele não é compatível com as versões do SharePoint anteriores a 2013. Por outro lado, alguns produtos de migração de terceiros são significativamente mais personalizáveis.
6. Produtos de Terceiros
A maioria dos produtos de migração de documentos de terceiros de qualidade não é gratuita, mas eles tendem a ter um desempenho fantástico, especialmente para migrações em larga escala. Eles tendem a ser escaláveis e altamente personalizáveis. A maioria desses produtos é capaz de reter tudo, incluindo tipos de conteúdo, metadados, todas as propriedades e histórico de versões.
Por outro lado, esse método custa dinheiro. Ao considerar o pagamento de uma ferramenta que o ajudará a mover documentos, você começará a se perguntar por que o SharePoint ainda não vem com uma opção amigável. Outra desvantagem aqui é que produtos de terceiros exigem que um administrador os configure e execute.
7. Solução Personalizada
Por fim, você pode codificar sua própria solução personalizada por meio de uma variedade de técnicas, como a API REST. O usuário final não precisa rotear nada, você pode personalizar o quanto quiser e garantir que tudo seja retido nos documentos. Por outro lado, você deve ser capaz de codificar e gastar algum tempo escrevendo e mantendo o código, o que pode ser especialmente complicado no momento das atualizações do produto.
Escolha seu método
Existem ainda mais métodos para mover documentos no SharePoint, mas eles devem cobrir a maioria das suas necessidades. Considere o que você precisa primeiro e em breve você saberá exatamente qual método usar para cada um.
Qual desses métodos você prefere? Você já usou mais de um? Discutir.
