O Google Docs é uma maneira revolucionária de gerenciar arquivos e documentos na era moderna. Ele permite que você colabore instantaneamente com diferentes usuários, além de fornecer acesso a informações de qualquer dispositivo com conexão à Internet.
Consulte também o nosso artigo Como excluir todos os documentos no Google Docs
No entanto, ao trabalhar no Google Docs, especialmente se você estiver gerenciando esses arquivos todos os dias, é vital que você se mantenha incrivelmente organizado. Caso contrário, corre o risco de perder dados importantes e perder tempo pesquisando coisas que você poderia ter encontrado imediatamente.
Para ajudar na organização do Google Docs, você deseja usar pastas. As pastas são ótimas porque ajudam a agrupar diferentes idéias de tópicos em um segmento digital. Você pode usá-los para organizar por local de trabalho, conceito, categoria e muito mais. No entanto, o Google Docs não pode criar pastas por si só. Em vez disso, você está realmente criando-os no Google Drive - um sistema vinculado diretamente a outro software do Google. Não se preocupe; o processo ainda é incrivelmente simples.
Neste guia, mostraremos como criar uma pasta no Google Drive para organizar seu Google Docs.
Como criar uma pasta no Google Drive
Para criar uma pasta no Google Drive, você deseja abrir seu navegador preferido. Em seguida, acesse o Google Drive, faça login e você terá acesso a todos os seus arquivos e documentos à sua frente.
A partir daqui, você pode criar um novo documento para organizar ou escolher os que você já possui e que precisam ser colocados.
Organização no documento
Se você estiver em um documento do Google Docs, poderá ir até a chave da pasta ao lado do título. A partir daí, você tem a opção de nomear uma nova pasta ou adicionar o documento a uma existente. Se você deseja adicionar a um existente, clique na pasta designada e selecione "Mover para cá" e o documento será colocado no espaço de espera digital.
Organização sem documento
Como você deve saber, o Google Drive gerencia o Google Docs, o Planilhas Google e o Apresentações Google. Isso permite organizar todos os três segmentos e ideias de tópicos em um.
Quando você estiver no Google Drive, mas não em nenhum documento específico, estará em uma lista de todos os seus arquivos. Para organizá-los, vá para o canto superior esquerdo e selecione o botão "Novo". A partir dessa lista suspensa, role para baixo até o segmento "Pasta" e um novo será exibido. Nomeie a pasta e ela aparecerá na sua lista de documentos.
A lista coloca pastas acima dos arquivos, por isso, lembre-se disso. Neste menu, você tem algumas opções diferentes para organização. Você pode arrastar seus dados sobre as pastas e eles serão colocados lá. Ou, clique com o botão direito do mouse em um arquivo e selecione "Mover para", e ele fornecerá uma lista de pastas nas quais você pode mover o documento.
Ambos são incrivelmente rápidos e cada maneira fará exatamente o que você precisa: organizar seus arquivos e documentos.
Gerenciando pastas
Depois de organizar seus arquivos, você pode inserir um novo nível de organização: organizar pastas.
Você pode copiar e colar pastas, movê-las para subpastas, excluí-las e muito mais. Para gerenciar uma pasta, basta clicar com o botão direito do mouse na lista e escolher a opção desejada na caixa suspensa resultante.
As pastas também facilitam o compartilhamento de grupos de documentos com outros usuários. Em vez de compartilhar cada arquivo sozinho, você pode criar uma pasta para empilhar documentos diferentes e permitir que outras pessoas o gerenciem. Ao compartilhar esse link, os usuários com acesso podem fazer upload de novos documentos, acessar outros e mais, tudo em tempo real. Você não precisa mais esperar o upload de um documento e compartilhá-lo manualmente depois de esperar o tempo todo - uma reclamação comum com os colaboradores frequentes do Google Drive.
Recursos externos
Você também pode abrir as pastas do Drive em outros aplicativos, como o aplicativo de bate-papo comercial, Slack ou o aplicativo de gerenciamento Airtable. As pastas também podem ter cores diferentes, e você pode estrelá-las para um acesso ainda mais fácil. As possibilidades de organizar seus arquivos do Google Drive são infinitas.
Agora que você sabe como organizar seus arquivos do Google Drive, dedique algum tempo para descobrir o melhor processo para você. Algumas pessoas gostam de pastas diferentes para tudo, enquanto outras preferem agrupar grandes grupos em uma pasta com subpastas dentro dela. De qualquer forma, o fantástico sistema de organização do Google Drive fornecerá as ferramentas para manter o seu trabalho em frente, em vez de gastar tempo pesquisando documentos e arquivos diferentes.
