Se você colabora em projetos ou usa um Google Drive compartilhado, pode haver coisas que você não deseja compartilhar ou deseja compartilhar apenas com determinadas pessoas. Embora os controles sobre o conteúdo armazenado sejam básicos, existem maneiras de ocultar arquivos no Google Drive. Também existem maneiras de controlar quem tem acesso a quê. Mostrarei exatamente como controlar o que pode ser feito com arquivos no Google Drive.
Consulte também o nosso artigo Como exibir o tamanho da pasta para pastas do Google Drive
Pode-se argumentar que, se você não quiser que outras pessoas vejam seus arquivos no Google Drive, não os enviará. No entanto, se você executa vários projetos a partir do Drive ou deseja que pessoas diferentes possam ver arquivos diferentes, é necessário um pouco de gerenciamento.
Ocultar arquivos no Google Drive
Conheço três maneiras de controlar quem vê o que no Google Drive. Você pode usar uma extensão do Chrome para criar arquivos ocultos. Você pode separar o trabalho em pastas no Google Drive e compartilhar apenas o que é pré-adequado ou pode usar uma solução alternativa e um controle de versão para ajustar arquivos individuais.
Eu vou te mostrar todos os três métodos.
Extensão do Chrome para ocultar arquivos no Google Drive
Eu não uso o Chrome, mas muitas pessoas usam e algumas usam uma extensão chamada Pasta oculta para o Drive, Cloud USB. Foi-me sugerido por alguém que o usa há alguns anos e se dá bem com ele. A extensão adiciona a capacidade de ocultar arquivos ou torná-los privados no Google Drive e pode ser útil nessa situação.
Ele se integra ao Google Drive e oferece a oportunidade de marcar pastas como particulares ou ocultá-las por completo. Se você deseja proteger determinadas pastas enquanto permite o acesso a outras, essa é uma maneira de fazê-lo.
Separe o trabalho em pastas no Google Drive
Se você não deseja usar uma extensão, pode usar a organização para separar o trabalho em pastas e controlar quem acessa essas pastas. Se você manipular várias equipes ou pessoas com acesso aos seus arquivos e quiser garantir que cada uma permaneça separada, você poderá usar esse método.
Tudo o que você faz é permitir acesso a pastas individuais àquelas que você deseja permitir acesso. As outras pastas do Google Drive não ficam visíveis para elas, portanto permanecem ocultas. Você também pode permitir o acesso aos arquivos por um tempo limitado para um pouco de controle extra.
Para compartilhar um arquivo com pessoas específicas, faça o seguinte:
- Abra seu Google Drive e selecione o arquivo ou a pasta que deseja compartilhar.
- Clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Compartilhar.
- Digite o endereço de e-mail da pessoa ou pessoas com quem você deseja compartilhar.
- Selecione o botão de lápis à direita para permitir acesso de leitura / gravação ou somente leitura.
- Selecione Avançado no canto inferior direito e verifique se Pessoas não específicas estão ativadas em Compartilhamento de link. Selecione Salvar se você fez alterações.
- Marque a caixa ao lado de "Impedir que os editores alterem o acesso e adicionem novas pessoas" se outras pessoas tiverem acesso de administrador ao Google Drive.
- Compartilhe o arquivo ou a pasta por meio do convite por email.
As pessoas que você convidar poderão ver o arquivo que você compartilha no Google Drive, mas nada mais, o mesmo que ocultar um arquivo.
Se você quiser limitar o acesso aos seus ativos do Google Drive, você pode:
- Vá para a janela Compartilhar, como acima.
- Selecione Avançado e passe o mouse sobre a pessoa com quem você está compartilhando, mas deseja limitar.
- Selecione Definir vencimento quando ele aparecer ao passar o mouse.
- Defina um horário no Access Expir e Save.
Use o controle de versão para ocultar arquivos no Google Drive
Uma coisa interessante sobre o Google Drive é o controle de versão. Isso é essencial em qualquer ambiente de negócios. É chamado de "versões gerenciadas" e é ativado por padrão no Google Drive. Há um ajuste que você pode usar para ocultar arquivos usando as versões gerenciadas, se não desejar organizar sua unidade como acima.
- Crie um arquivo de texto vazio no seu computador e chame-o de algo.
- Clique com o botão direito do mouse no arquivo que deseja ocultar no Google Drive e selecione Gerenciar versões.
- Selecione Carregar nova versão e faça o upload do seu arquivo de texto vazio.
- Renomeie o arquivo que deseja ocultar para algo completamente diferente.
Esse método não é realmente tão útil em uma configuração de negócios, mas pode ser bom para compartilhar seus arquivos com amigos. A desvantagem é que o Google Drive mantém apenas as versões anteriores por 30 dias. Isso significa que você terá que salvar a versão anterior em algum lugar e repetir o processo todos os meses, caso contrário, o arquivo que você está ocultando será excluído.
O Google Drive realmente simplifica a ocultação de arquivos ou o controle exato de quem pode acessá-los, quando e por quanto tempo. Você conhece outras maneiras de ocultar arquivos no Google Drive? Diga-nos abaixo se você o fizer!
