Outro dia me fizeram uma pergunta ao mostrar a alguém como usar o Gmail e não foi a primeira vez que o ouvi. A pergunta era: "Como crio cópias de rascunhos no Gmail para que não demore muito para responder aos clientes?" Como tento responder regularmente a perguntas aqui no TechJunkie, achei que esse era um candidato excelente.
Consulte também o nosso artigo Como encomendar o Gmail por tamanho
O que a pergunta realmente está perguntando é mais sobre modelos de email do que salvar cópias de um rascunho. Eu estava mostrando a alguém como configurar autoresponders e etiquetas para o novo email comercial. Eles queriam que alguns emails fossem enviados aos clientes para mantê-los informados, sem serem atolados pelo administrador o dia inteiro. A resposta é criar modelos de email.
Você pode criar cópias e mantê-las como rascunhos, se preferir, mas pode fazer muito mais com modelos.
Modelos de email
Os modelos de email são uma graça salvadora para todos os proprietários de pequenas empresas ou para aqueles que se dizem dizendo as mesmas coisas nos mesmos tipos de email. Eu os uso desde que comecei meus próprios negócios e eles me salvaram muitas centenas de horas ao longo dos anos.
Os modelos de email também podem fazer você parecer mais profissional. Você pode responder mais rapidamente e um simples "Obrigado por seu e-mail, uma de nossa equipe entrará em contato com você diretamente dentro de 24 horas" pode fazer com que um cliente se sinta valorizado. Considerando o quão fácil é fazer, eu recomendo usá-los.
Como crio modelos de email no Gmail?
O Gmail chama modelos de respostas enlatadas e você precisa ativar o recurso antes de poder utilizá-las. Uma vez feito, você pode criar quantos modelos de email desejar.
- Abra o Gmail e faça login.
- Selecione o ícone do menu de engrenagem na parte superior esquerda e selecione Configurações.
- Selecione a guia Labs.
- Alterne Respostas predefinidas (modelos) para Ativar.
- Selecione Salvar alterações na parte inferior da página.
Agora, o recurso está ativado. Podemos começar a criar modelos. Você faz isso na Caixa de entrada do Gmail e é para lá que vamos seguir.
- Selecione Escrever e-mail na sua Caixa de entrada.
- Crie o email que você deseja criar como faria normalmente.
- Selecione a seta cinza para baixo no canto inferior direito da janela do email.
- Selecione Respostas em lata e Nova resposta em lata.
- Dê um nome significativo e selecione OK para salvar.
Depois de salvar sua resposta em lata, você pode excluir com segurança o rascunho.
Ao elaborar sua resposta em lata, você precisa equilibrar o toque pessoal com ser genérico o suficiente para não ofender ninguém. Isso significa deixar coisas como nomes e datas fora do email e substituí-lo por escalas de tempo. Ou você pode adicionar esses toques pessoais manualmente antes de enviá-los. O último é preferível, pois o toque pessoal cria um relacionamento no qual você pode construir. Nem sempre é possível, então você deve usar seu julgamento.
Usando seu modelo de email
Agora que você criou seu modelo de email ou resposta em lata, é hora de usá-lo. Quando você receber sua primeira oportunidade de utilizar o modelo, faça o seguinte:
- Selecione Responder no e-mail ao qual você deseja responder.
- Selecione a seta cinza para baixo na parte inferior direita da tela.
- Selecione Respostas prontas e selecione a resposta que você criou.
- Adicione dados personalizados para tornar o email relevante.
- Enviar.
Você pode fazer o mesmo usando Compor e criando um novo email, mas acho o método de resposta muito mais rápido.
Usando sua resposta enlatada como um autoresponder do email
Levando o modelo de email um passo adiante, que tal configurar uma resposta fixa como resposta automática a um email de entrada. Você terá que manter sua resposta enlatada genérica, mas é uma ótima maneira de aceitar pedidos ou consultas e criar um bom relacionamento com seu cliente.
- Abra Configurações no Gmail e selecione a guia Filtros.
- Selecione o link de texto Criar um novo filtro.
- Crie um critério para acionar o filtro. Provavelmente, isso será exclusivo para você, então selecione algo que funcione.
- Selecione Criar filtro com esta pesquisa no canto inferior direito da janela.
- Selecione Enviar resposta fixa e a resposta que você deseja usar.
- Selecione Criar filtro.
Agora, sempre que os critérios de filtro forem atendidos, o Gmail enviará sua resposta em lata automaticamente. É ideal para agradecimentos ou atualizações e pode ser configurado para disparar de várias maneiras. É impossível listar todos eles aqui, mas você reconhecerá um padrão em seus e-mails que poderá usar. Por exemplo, todos os emails são enviados para o seu endereço de email "" ou qualquer email com a palavra "Pedido". Você entendeu a ideia.
