Adicionar uma assinatura à sua mensagem de e-mail dá um toque de profissionalismo. A inserção de um logotipo e suas informações de contato proporcionam uma promoção de marca para uma correspondência monótona. Concede àqueles que desejam entrar em contato com você por outros meios a capacidade de fazê-lo. Criar e usar uma assinatura no Microsoft Outlook é uma tarefa bastante simples. Você pode até criar várias assinaturas personalizadas para mudar por capricho, dependendo do seu público-alvo.
No entanto, o Outlook anexará apenas uma assinatura às mensagens de email enviadas ou encaminhadas recentemente. Os e-mails que você enviou antes de criar uma assinatura ainda estarão ausentes. Para adicionar uma assinatura às mensagens antigas, você precisará acessar as configurações do Outlook e alterar algumas coisas.
Sua assinatura pode incluir texto, imagens, seu cartão de visita eletrônico, um logotipo ou até mesmo uma imagem da sua assinatura manuscrita. Você pode configurar o Outlook para que as assinaturas sejam adicionadas automaticamente a todas as mensagens enviadas ou crie sua assinatura e adicione-a às mensagens caso a caso.
Adicionando uma assinatura à sua correspondência do Outlook
As etapas para criar seus e-mails com uma assinatura dependerão da versão do Outlook que você está usando no momento. Há um processo para aqueles que usam versões mais antigas do software (2007 - 2010) e um para as versões mais recentes (2010 ou superior), além de usuários do Microsoft Office 365.
Vamos começar com as versões mais recentes.
Versões do Outlook 2010+, incluindo o Outlook para 365
Para criar uma nova assinatura para o seu email do Outlook:
- Clique para criar um novo email.
- Clique em Assinatura e depois em Assinaturas na guia "Mensagem".
- Dependendo do tamanho da janela do Outlook e se você está redigindo uma nova mensagem de email ou uma resposta ou encaminhamento, a guia "Mensagem" e o botão Assinatura podem estar em dois locais diferentes. No entanto, o botão Assinatura geralmente é acompanhado por Anexar arquivo e Anexar item na seção "Incluir" do menu "Mensagem".
- Na guia "Assinatura de email", logo abaixo da caixa "Selecionar assinatura para editar", escolha Novo e adicione um nome para sua nova assinatura na caixa de diálogo "Nova assinatura".
- Logo abaixo de "Editar assinatura", componha sua assinatura dentro da área fornecida.
- A janela fornece a capacidade de alterar fontes, cores e tamanhos de fonte, bem como alinhamento de texto.
- Para adicionar links e imagens à sua assinatura de email, alterar fontes e cores e justificar o texto, você pode fazer isso usando a mini barra de formatação em “Editar assinatura”.
- Você pode até criar uma assinatura mais robusta com marcadores, tabelas ou bordas, usando o Microsoft Word para formatar seu texto. Em seguida, transfira-o usando uma cópia simples ( Ctrl + C ) e cole ( Ctrl + V ) na assinatura na caixa "Editar assinatura".
- Você também pode adicionar ícones e links de mídia social em sua assinatura, que abordarei mais adiante.
- Quando a assinatura estiver como você deseja, em "Escolher assinatura padrão", defina as seguintes opções:
- Escolha uma conta de email para associar sua assinatura, usando o menu suspenso "Conta de email". Você pode ter assinaturas diferentes para cada conta de email usada no Outlook.
- Para adicionar sua assinatura automaticamente a todas as mensagens futuras, clique no menu suspenso "Novas mensagens" e selecione uma assinatura. Se você preferir não defini-lo como automático por padrão, escolha (nenhum) . Isso fará com que todas as novas mensagens enviadas não tenham nenhuma assinatura, incluindo as encaminhadas e respondidas.
- Para que uma assinatura apareça nas mensagens que você responde e encaminha, clique no menu suspenso “Respostas / encaminhamentos” e selecione uma assinatura. Isso adicionará essa assinatura automaticamente sempre que você responder ou encaminhar um email. Para não ter esse conjunto, escolha (nenhum) .
- Agora que acabou, clique no botão OK para voltar para salvar sua assinatura e retornar à sua nova mensagem.
- É importante observar que a mensagem atual em que você criou a assinatura não terá uma assinatura. Por algum motivo, a assinatura aparecerá apenas nas mensagens a seguir. Você precisará adicionar a assinatura manualmente se estiver ansioso para usá-la.
Inserir manualmente uma assinatura
Para a nova mensagem iniciada com o objetivo de criar uma assinatura ou aqueles que não desejam um conjunto de assinaturas automaticamente, ainda é possível inserir uma assinatura manualmente.
Para fazer isso:
- Com sua mensagem de e-mail aberta, clique na guia "Mensagem" e selecione Assinatura .
- Isso abrirá um menu suspenso que exibe todas as assinaturas salvas que você criou. Escolha a assinatura que você deseja usar nas opções clicando nela. Agora ele aparecerá na sua mensagem atual.
Adicionando um logotipo ou imagem à sua assinatura
As marcas geralmente exigem logotipos. Para adicionar uma imagem como um logotipo ou ícone de mídia social à sua assinatura:
- Abra uma nova mensagem de e-mail e clique na guia "Mensagem".
- Clique em Assinatura e depois em Assinaturas .
- Escolha a assinatura à qual deseja adicionar o logotipo ou a imagem, selecionando-a na caixa "Selecionar assinatura para editar".
- Clique no ícone Adicionar imagem, localize a imagem que deseja adicionar dos arquivos do seu PC e selecione Inserir .
- Você pode redimensionar sua imagem ou logotipo clicando com o botão direito do mouse na imagem e escolhendo Imagem nas opções do menu. Clique na guia "Tamanho" e use as opções fornecidas para redimensionar sua imagem com suas especificações.
- Mantenha a caixa "Bloquear taxa de proporção" marcada para manter as proporções da imagem.
- Quando a imagem estiver redimensionada e pronta para ser usada, clique em OK .
- Siga-o clicando em OK novamente para salvar todas as alterações que você acabou de fazer na sua assinatura.
Versões do Microsoft Outlook 2007 - 2010
Para criar uma nova assinatura usando uma versão mais antiga do Microsoft Outlook:
- Opte por criar uma nova mensagem.
- Clique na guia "Mensagem" e selecione Assinatura na seção "Incluir".
- Clique em Assinaturas quando aparecer.
- Na guia "Assinatura de email", clique em Novo .
- Digite um nome para sua assinatura e clique no botão OK .
- Digite o texto que você deseja incluir na sua assinatura, dentro da caixa "Editar assinatura".
- Você pode formatar seu texto destacando o texto que deseja editar e, em seguida, usando os botões de estilo e formatação para as opções desejadas.
- Adicionando elementos adicionais, como imagens, hiperlinks e cartões de negócios eletrônicos, clique no local em que deseja que o elemento apareça e:
- Cartão de visita eletrônico - Clique no botão Cartão de visita e, em seguida, clique em um dos contatos na lista "Arquivado como". Clique no botão OK .
- Hiperlink - Clique no ícone Hiperlink e digite (ou cole) o URL ao qual seu link conectará o texto. Clique no botão OK .
- Imagem / Imagem - Clique no ícone Imagem, localize a imagem que deseja enviar para sua assinatura, selecione-a e clique no botão OK .
- Quando terminar as edições, clique em OK para finalizar a criação da sua assinatura.
- O email que você abriu no momento para criar a assinatura não terá a assinatura automaticamente adicionada a ele. Você precisará fazer isso manualmente.
Adicionando a assinatura às suas mensagens de email
As assinaturas podem ser adicionadas automática ou manualmente a todas as mensagens, respostas e encaminhamentos de saída. Somente uma assinatura pode ser usada por e-mail enviado. Se você optar por definir uma automaticamente, será melhor se a assinatura for direcionada a um público mais amplo.
Para inserir automaticamente uma assinatura na sua mensagem de email:
- Crie um novo email.
- Vá para a guia "Mensagem" e clique em Assinatura, localizada na seção Incluir.
- Clique em Assinaturas quando aparecer.
- Localize “Escolha a assinatura padrão”, clique no menu suspenso “Lista de contas de email”, escolha uma conta de email à qual deseja associar uma assinatura.
- Selecione a assinatura que você deseja incluir, escolhendo uma na lista "Novas mensagens".
- Para encaminhamentos e respostas, para adicionar uma assinatura, escolha uma assinatura na lista suspensa “Respostas / encaminhamentos. Clique em (nenhum) se você preferir não ter uma assinatura com sua resposta e encaminhar mensagens de email.
- Clique em OK para salvar suas configurações de assinatura.
Para adicionar manualmente uma assinatura à sua mensagem de email:
- Crie uma nova mensagem de email.
- Clique na guia "Mensagem".
- Clique em Assinatura, encontrada na seção "Incluir".
- Escolha a assinatura que você deseja inserir clicando nela diretamente.
A assinatura agora aparecerá na sua mensagem de saída. Se você escolheu incorretamente ou apenas deseja excluir a assinatura que você adicionou, realce a assinatura na mensagem e clique em Excluir (ou Retroceder ) no teclado.
Usando uma conta do Microsoft Office 365 com o Outlook.com
Para aqueles que usam o Outlook na Web com uma conta do Microsoft Office 365, será necessário criar uma assinatura nos dois produtos.
Para criar e usar assinaturas de email no Outlook na Web:
- Entre na sua conta do Outlook.com e abra suas Configurações clicando no ícone Roda dentada na parte superior da página.
- Clique em Correio, depois em Escrever e responda .
- Digite sua assinatura na área de assinatura de email.
- Você pode usar as opções de formatação fornecidas para alterar a aparência da sua assinatura ao seu gosto.
- Você pode ter apenas uma assinatura por conta.
- Para fazer com que a assinatura apareça automaticamente por padrão para todas as mensagens futuras, marque a caixa "Incluir automaticamente minha assinatura em novas mensagens que eu componho". Isso faz com que todos os futuros e-mails compostos tenham sua assinatura exibida na parte inferior.
- Encaminhamentos e respostas precisarão de uma marca de seleção na caixa "Incluir automaticamente minha assinatura nas mensagens para as quais encaminhar ou responder".
- Ao não marcar nenhuma dessas opções, você precisará adicionar manualmente sua assinatura a todas as mensagens de e-mail que você compõe a partir de agora.
- Quando terminar as edições, clique em Salvar .
Para adicionar sua assinatura manualmente:
- Na sua caixa de correio, escolha Nova mensagem.
- Componha sua mensagem na íntegra e clique no ícone de três pontos.
- A partir daqui, escolha Inserir assinatura .
- Quando sua mensagem estiver pronta para sair, clique no botão Enviar .
