Em um ambiente de trabalho, é essencial manter uma caixa de entrada organizada para manter a eficiência. Uma caixa de entrada desarrumada pode ser uma dor bastante grande, especialmente quando você é forçado a percorrer montanhas de e-mails antigos que talvez não sejam mais necessários. Ao mesmo tempo, esses e-mails mais antigos podem ter um objetivo, mas se transformaram em obstáculos adicionais ao procurar um e-mail específico.
Consulte também o nosso artigo Como criar um alias do Gmail
“Minha caixa de entrada é um desastre. Eu tenho e-mails de mais de dois anos atrás. Eu realmente preciso conseguir isso.
Para evitar muito consumo de tempo, não recomendo tentar excluir todos os seus e-mails antigos manualmente. Em vez disso, graças à ajuda dos filtros, você poderá se livrar desses e-mails muito mais rapidamente. Ao criar um filtro, você pode excluir mensagens antigas com base em um período de tempo especificado. O único problema que vejo com o uso de filtros é que eles se aplicam apenas a mensagens recém-recebidas. Você pode aplicar filtros no futuro para garantir que o acúmulo não ocorra pela segunda vez, mas e os emails que estão enchendo sua caixa de entrada agora?
Excluir automaticamente os emails mais antigos do Gmail
Existem algumas coisas a se aprofundar quando se trata de se livrar daqueles mais antigos, que não são mais os e-mails necessários na sua caixa de entrada do Gmail. Analisarei como configurar seus filtros, aplicá-los para uso futuro e como se livrar de todos os emails antigos atuais usando o complemento do Gmail, o Email Studio.
Configurando seus filtros
Primeiro, primeiro, vamos configurar seus filtros .
Começar:
- Faça login na sua conta do Gmail com as credenciais necessárias.
- Localize o ícone Cog / Gear. Este é o menu Configurações do Gmail e pode ser encontrado no canto superior direito da janela. Clique neste ícone e selecione Configurações no menu suspenso.
- Clique na guia "Filtros" e clique em Criar um novo filtro .
- Na caixa de entrada "Possui as palavras", digite o seguinte - older_than: x onde "x" é o período das mensagens que você deseja excluir. Este será um número seguido por uma letra. As letras a seguir pertencerão ao período de tempo. Você terá que usar "d" por dias, "w" por semanas e "m" por meses. Um exemplo seria old_than: 3d se você quiser excluir e-mails com mais de três dias.
- Em seguida, clique no botão Criar filtro com esta pesquisa .
- Preencha as caixas “Excluir” e “Aplicar filtro também” com uma marca de seleção clicando nelas.
- Por fim, clique em Criar filtro para testemunhar todos os seus e-mails mais antigos, com base na data que você acabou de definir, passar da caixa de entrada para a pasta Lixeira.
Quando as mensagens são excluídas no Gmail, elas não desaparecem instantaneamente. Em vez disso, você pode encontrá-los na sua pasta Lixeira. Isso significa que esses e-mails ainda contarão com sua capacidade geral de dados. Para livrá-los por completo, você pode esperar o Gmail excluí-los automaticamente após 30 dias ou excluí-los agora. Para executar o último, clique na pasta Lixeira e clique no link Esvaziar Lixeira Agora .
Filtrar para exclusão futura (Re-aplicação)
O título deste artigo está relacionado à exclusão automática. Infelizmente, os filtros não podem ser acionados automaticamente. Você precisará voltar e aplicar o filtro novamente à sua caixa de entrada atual.
Para reaplicar um filtro:
- Volte para as configurações clicando no ícone Cog / Gear no canto superior direito da janela do Gmail e selecionando Configurações na lista suspensa.
- Clique na aba "Filtros".
- Como você já criou um filtro anteriormente, agora pode clicar em Editar, localizado próximo ao filtro. Se você já criou vários filtros, poderá encontrar facilmente o que deseja, pois os critérios para cada filtro serão exibidos.
- Clique em Continuar na seção que aparece com seus critérios de pesquisa. Será uma tela semelhante à que apareceu quando você configurou o filtro original.
- Mais uma vez, aplique uma marca de seleção na caixa ao lado de "Também aplicar filtro a".
- Desta vez, para ativar o filtro, clique em Atualizar filtro . Todos os seus e-mails mais antigos, definidos no período especificado, serão levados para a pasta Lixeira .
Email Studio
O Email Studio vem com um recurso bacana que exclui automaticamente todos os emails antigos de um remetente especificado ou daqueles localizados em uma pasta específica. O recurso de limpeza automática incorporado ajudará a manter sua caixa de correio do Gmail muito mais organizada, resultando em um ambiente de trabalho mais eficiente.
Com o Email Studio, você pode arquivar e aplicar "Marcar como lido" a todos os emails atualmente em sua caixa de entrada que estão lá há mais de três meses. Também permite remover permanentemente todos os emails das pastas Lixeira e Spam automaticamente após dois dias. Como um bônus extra, o Auto-Purge inclui um recurso de cancelamento de assinatura de email que pode ajudá-lo a remover facilmente seu endereço de email de qualquer uma dessas irritantes listas de emails. Também há muito mais que o complemento é capaz, mas acho que os já mencionados destacam exatamente o que precisamos para este artigo.
O pacote básico é gratuito, mas para aproveitar ao máximo o produto, uma versão premium é oferecida a um preço anual de US $ 29. A atualização permitirá que você crie vários conjuntos de regras de eliminação e inclui um agendador de email, encaminhador e resposta automática.
Configurar e ativar a limpeza automática no Gmail
Obviamente, a primeira coisa que você precisará fazer é baixar e instalar o complemento Email Studio. Depois que isso for alcançado, você poderá ver o ícone do Email Studio na barra lateral direita quando abrir qualquer uma das suas mensagens de email do Gmail.
Para usá-lo:
- Abra o complemento Email Studio e faça login usando sua conta do Gmail.
- Você verá uma lista de opções. Entre essas opções, escolha a ferramenta "Limpeza de email".
- Em seguida, clique em Adicionar nova regra para configurar uma regra (como o que você fez com os filtros ).
- Há duas partes para configurar uma regra: você precisará especificar uma condição e depois uma ação. Pense em "causa e efeito". A ação será acionada assim que a condição especificada for atendida.
- Para definir uma condição, você poderá usar parâmetros avançados de pesquisa no Gmail, como newer_than ou has: attachment ou large_than . Use-os para ajudar a encontrar a correspondência exata até os e-mails do Gmail que você deseja arquivar, enviar para a lixeira ou mudar para outra pasta.
- Depois que uma regra for criada, clique no botão Salvar . O Email Studio agora funcionará em segundo plano, executando uma verificação de execução a cada hora, executando a ação especificada quando um email atender às condições associadas a ele. Você não precisará fazer nada manualmente.
