Cco-se é uma coisa muito útil para acompanhar e-mails. Se você preferir ter um email enviado em sua caixa de entrada, geralmente com o objetivo de segui-lo, adicionar seu próprio endereço de email como BCC é a escolha certa. No entanto, as pessoas geralmente ignoram isso ao enviar um e-mail importante, o que os leva a esquecer o acompanhamento. Isso pode facilmente levar a problemas na linha.
Felizmente, existe uma maneira de se autocuidar automaticamente sempre que você envia um email, que é uma maneira infalível de garantir o acompanhamento de todos os emails. No entanto, habilitar o auto-BCCing automático não é realmente simples. Envolve a criação de uma regra no Outlook.
Gerenciar regras e alertas
O Cco e o CC automáticos são uma grande coisa no Outlook. Embora você precise fazer o download de um novo complemento para sua conta de e-mail baseada em navegador para conseguir isso, o Microsoft Outlook permite que você crie uma regra. O recurso de regras pode ser encontrado na opção de menu Gerenciar regras e alertas, na parte superior central da tela, na guia Página inicial, no ícone Regras .
Clique em Gerenciar regras e alertas e você verá uma nova janela com a opção de criar uma nova regra. Clique em Nova regra no canto superior esquerdo desta janela. Você verá três categorias: Mantenha-se organizado, Mantenha-se atualizado e Comece de uma regra em branco . Selecione Aplicar regra nas mensagens enviadas na categoria Iniciar de uma regra em branco .
Condições
Na janela do Assistente de regras, você pode escolher quais emails serão enviados para você como Cco. Por exemplo, ao verificar com palavras específicas nas opções de assunto, você está criando a regra BCC automática para e-mails com determinadas palavras mencionadas.
Como você é quem envia o email, pode usar esta opção inteligente para classificar automaticamente seus emails. Você pode adicionar a palavra "Acompanhamento" à lista de palavras específicas e marcar os e-mails que precisam ser acompanhados com essa palavra.
Também há muitas outras condições interessantes que você pode definir para seus e-mails. Se você deseja que todos os e-mails enviados sejam armazenados na sua caixa de entrada como Cco, basta clicar em Avançar, sem marcar nenhuma das caixas listadas.
Exceções
Exceções são essencialmente o oposto de Condições aqui. Como você provavelmente já adivinhou, é aqui que você descreve situações em que não deseja se incluir como Cco. Você pode seguir o mesmo exemplo acima e usar a opção exceto se o assunto contiver palavras específicas para adicionar uma exceção. Neste exemplo, você pode usar o comando “non-follow-up”, mas isso pode criar confusão e até um erro, pois as palavras de acompanhamento já fazem parte de suas condições.
Talvez você esteja melhor com a exceção, se enviada para pessoas ou grupo público, ou com a exceção se atribuída a qualquer exceção de categoria .
Ações
É aqui que você “programa” as ações que esta regra se aplica. Ou seja, é aqui que você escolhe o que acontece com os e-mails para os quais você definiu as condições. Você deseja garantir que um e-mail enviado por você acabe na sua caixa de entrada, mas, infelizmente, uma automação de comando BCC direta não existe aqui. Isso não significa que você não pode imitar um Cco.
Primeiro, selecione Cc a mensagem para pessoas ou grupo público na etapa Ações do Assistente de Regras. Agora, clique em pessoas ou grupo público e insira seu endereço de email. É assim que você garante que o email enviado e que atenda às condições definidas seja exibido na sua caixa de entrada. Se você não deseja que seu endereço de email apareça publicamente nos emails enviados, marque a opção Mover uma cópia para a pasta especificada na primeira etapa, clique no link Pasta Especificada e selecione sua caixa de entrada.
Cco na sua caixa de entrada
Ajustar suas próprias correspondências para atender às suas necessidades fornecerá uma enorme vantagem em seu trabalho. Isso garantirá que sua caixa de entrada seja minuciosamente organizada e uma boa organização seja essencial em qualquer linha de trabalho. Obviamente, o Assistente de Regras do Outlook tem mais casos de uso do que apenas configurar uma Cco automática. No entanto, planejar cuidadosamente as coisas e garantir que as exceções e condições não se sobreponham e que abranjam os tipos corretos de e-mail é essencial.
As regras BCC automáticas bem elaboradas podem ajudar muito na classificação da sua caixa de entrada. No entanto, se você fizer isso mal, poderá inundar sua caixa de entrada, criando um problema ainda maior do que o que você decidiu resolver.
Você usa o Cco automático no Outlook? Como você o configurou? Quais exceções e condições você usa e quais outras regras você criou?
