O significado desses dois termos pode ter sido óbvio para todos quando começamos a usar o email, mas eles são bastante antiquados hoje. CC e BCC são formas de enviar cópias do mesmo email para vários destinatários. CC significa "Carbon Copy" e BCC significa "Blind Carbon Copy". A diferença entre os dois é que todos os destinatários podem ver os endereços que você adiciona ao campo CC, enquanto aqueles no campo Cco são visíveis a nenhum.
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Os três campos de destinatários
É igualmente fácil adicionar endereços de e-mail das pessoas a um desses campos. Mas você deve sempre considerar quem precisa receber um email específico e como. Isso depende de coisas como seus relacionamentos, a organização para a qual você trabalha, sua cultura e localização.
As pessoas costumam usar esses campos de forma inadequada. Isso torna o objetivo de um email menos abrangente para quem o recebe. Mas se você usá-los corretamente, pode ajudar seus destinatários a saber se a leitura do seu email deve estar entre as prioridades deles ou não.
Você pode digitar endereços nos três campos a seguir:
Para - Os destinatários nesse campo são o principal público da mensagem.
CC - Esses destinatários receberão uma cópia da mensagem; portanto, é quase o mesmo que adicionar pessoas no campo Para.
Cco - O remetente pode informar discretamente outras pessoas da comunicação que ocorreu. Ninguém mais envolvido verá seus endereços.
As pessoas também usam o BCC quando não querem confundir outras pessoas com uma lista insanamente longa de endereços. Além disso, é uma boa opção quando os destinatários não se conhecem necessariamente. Também é importante observar que nem os que estão no CC nem o BCC verão as respostas de outros destinatários.
Como usar o campo Para
Se você quiser alcançar oito pessoas, poderá colocar um endereço no campo Para e os sete restantes no campo CC. Mas você também pode colocar todos os oito no campo Para. Não faz muita diferença, pois todos receberão o mesmo email. Eles também poderão ver o restante dos destinatários.
No entanto, as coisas são um pouco diferentes se você praticar a etiqueta de email adequada. Nesse caso, você deve adicionar apenas os destinatários diretamente afetados por sua mensagem. Portanto, se você quiser pedir a certas pessoas que tomem algum tipo de ação, coloque-as no campo Para. Os nomes de quem você colocar no local devem ser incluídos no início do e-mail. Algo simples como "Querida Andrea, Samantha e John" deve ser suficiente.
Em resumo, use o campo Para para direcionar aqueles que você deseja exortar a tomar uma ação.
Como usar o campo CC
Quando você coloca endereços no campo CC, a lista que você cria fica visível para todos os destinatários. A principal função do campo CC é permitir que outros destinatários saibam que essa comunicação específica está ocorrendo. Incluir um endereço nesse campo é como dizer "apenas para informação". Nesse caso, você deve esperar apenas uma resposta "boa para saber" dos destinatários.
Além disso, as pessoas também se referem ao CC como uma "Cópia de cortesia".
Como usar o campo Cco
O endereço que você colocar no campo Cco não será visto por nenhum dos destinatários nos campos Para e Cc. Se você deseja que alguém veja o conteúdo do e-mail, mas não tome medidas, adicione o endereço ao BCC. Também é uma boa opção para usar quando você deseja compartilhar as mesmas informações com um grupo de pessoas de uma só vez, mas não deseja que nenhuma delas veja quem mais as está recebendo.
O campo BCC também é muito útil em situações ou argumentos sensíveis. É uma maneira secreta de permitir que outra pessoa ouça sem que o destinatário saiba. Por exemplo, você pode adicionar o endereço do seu gerente ao campo Cco quando um cliente está solicitando um reembolso.
Como usar o botão Responder a todos
Se você é o destinatário de um email e deseja responder ao remetente, você tem duas opções - Responder e Responder a todos. O botão Responder permite responder diretamente ao remetente para que nenhum outro destinatário possa ver sua mensagem. Há também o botão Responder a todos, que envia automaticamente sua resposta a todos os destinatários cujos endereços estão nos campos Para e CC.
Embora conveniente, o botão Responder a todos nem sempre é uma boa opção. Você deve usá-lo somente quando for importante para todos os destinatários receberem sua mensagem.
A maioria dos usuários clica ou toca nesse botão sem perceber. Isso pode ser bastante irritante para os destinatários que não estão interessados em sua resposta. Clicar neste botão por acidente também pode ser muito estranho, especialmente se você estiver compartilhando informações pessoais com o remetente e não quiser que outros participantes as leiam. Estar ciente de como você usa essa função pode economizar muita frustração para todos os envolvidos.
Use o botão Responder a todos apenas quando for absolutamente necessário que o autor original e todos os outros na lista de destinatários vejam sua resposta. Discussões em grupo sobre projetos de trabalho são um bom exemplo disso.
Não use a opção Responder a todos quando:
- Há pelo menos um destinatário que não precisa ver sua resposta
- Sua mensagem é algo muito simples como "Tudo bem" ou "Obrigado!"
Coisas para manter em mente
Lembre-se de acompanhar sempre para quem você está enviando um email e por quê. Use os campos Para, CC e CCO atentamente e sua etiqueta de e-mail melhorará bastante.
Você também deve acompanhar se é um destinatário (Para) ou se recebeu uma cópia carbono (CC). Dessa forma, você pode decidir se o email requer sua atenção imediata ou não.
Ao responder a e-mails, é sempre melhor enviar uma resposta padrão e adicionar qualquer destinatário extra manualmente. Você também pode copiar os endereços deles do email original para facilitar. Mas, em qualquer caso, verifique a lista de destinatários antes de pressionar “Enviar”.
